บทที่4
การจัดทำเอกสารทางธรกิจ
ขั้นตอนการตั้งค่าส่งแฟ็กซ์ด้วยคอมพิวเตอร์
การรับส่งแฟ็กซ์เป็นเทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสารรูปแบบหนึ่งที่ได้รับความนิยมอย่างมากในงานธุรกิจซึ่งเราจะเห็นได้จากออฟฟิศเกือบทุกแห่งต้องมีเครื่องแฟ็กซ์อย่างน้อย
1 เครื่องเสมอ
ดังนั้นคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในออฟฟิศจะถูกเช็คให้สามารถรับส่งแฟ็กซ์ได้โดยไม่ต้องรอคิวหรือปล่อยให้เป็นภาระหนักของเครื่องแฟ็กซ์เพียงอย่างเดียวซึ่งนอกจากจะทำให้ประหยัดพลังงานในการซื้อเครื่องแฟ็กซ์แล้วยังทำให้การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือบริษัทต่างๆเป็นไปอย่างรวดเร็วอีกด้วย
การใช้คอมพิวเตอร์ในการส่งแฟ็กซ์ก่อนอื่นต้องสำรวจสเปกเครื่องก่อนว่าได้มีการติดตั้งโมเด็มแบบที่สามารภใช้งานแฟ็กซ์ได้ด้วนหรือไม่ซึ่งโมเด็มส่วนใหญ่ก็สามารถส่งแฟ็กซ์ได้ทั้งหมดทั้งโมเด็มภายในและภายนอกก็ตาม
สำหรับออฟฟิศขนาดเล็กที่มีทั้งงบและพื้นที่ในการทำงานแบบจำกัดแนะนำให้ใช้โมเด็มแบบภายในที่เป็นการ์ดPCI ติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์เนื่องจากมีราคาถูก ( ประมาณ 200 – 300 บาท )
สามารถใช้งานออฟฟิศได้ดีและไม่เปลืองเนื้อที่ในการวางโมเด็ม
เมื่อติดตั้งโมเด็มที่สามารถส่งแฟ็กซ์ได้แล้วสิ่งที่ขาดไม่ได้อีกอย่างหนึ่งก็คือแผ่นซีดีติดตั้ง
Windows XP และทำตามขั้นตอนดังนี้
1.
คลิกปุ่ม Start>Control
Panel
2.
ดับเบิ้ลคลิกไอคอน Add or Remove
Program
3.
คลิกปุ่ม Add/Remove Windows Components
4.
คลิกเลือกช่อง Fax Service จากนั้นคลิกปุ่ม Next
5.
โปรแกรมก็จะดำเนินการติดตั้งโปรแกรม
6.
เมื่อปรากฏหน้าต่าง
Insert Disk ใส่แผ่น CD ติดตั้ง Windows แล้วคลิกปุ่ม OK
7.
คลิกเลือก Install Options Windows components
ปุ่ม Next
ก็เป็นการเสร็จสิ้นขั้นตอนการเช็คค่าให้คอมพิวเตอร์สามารถส่งรับแฟ็กซ์ได้
การสร้างใบปะหน้าแฟ็กซ์แบบมืออาชีพ
การสร้างใบปะหน้าแฟ็กซ์จะใช้สำหรับกรอกรายละเอียดต่างๆของเอกสารแฟ็กซ์ที่ต้องการส่งไปยังผู้รับ
เช่น ชื่อผู้รับ จำนวนเอกสารที่ส่ง(จำนวนแผ่น)วันที่/เวลาส่งหรือเบอร์โทรติดต่อ
เป็นต้น เพื่อให้ผู้รับสามารถสอบความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับง่ายและสะดวกรวดเร็วขึ้นโดยเราสามารถใช้ Word สร้างใบปะหน้าแฟ็กซ์ได้อย่างมืออาชีพ
(ซึ่งจะทำให้ดูดีและเป็นทางการมากกว่าใช้มือเขียนหรือพิมพ์ดีด) โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1.
คลิกเมนูมุมมอง/บานหน้าต่างงาน
2.
คลิกคำสั่ง สร้างเอกสารใหม่
3.
คลิกเลือก บนคอมพิวเตอร์ของฉัน
4.
คลิกเลือก จดหมายและโทรสาร เลือก Fax Wizard แล้วคลิก
ตกลง
5.
คลิก ถัดไป
6.
คลิกเลือก ใบปะหน้าพร้อมหมายเหตุ แล้วคลิก
ถัดไป
7.
คลิกเลือก
ฉันต้องการพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ซึ่งฉันสามารถส่งเอกสารนั้นโดยใช้เครื่องโทรสารได้ แล้วคลิก
ถัดไป
8.
คลิก ถัดไป
9.
คลิกเลือกลักษณะใบปะหน้าแบบ มืออาชีพ
แล้วคลิก ถัดไป
10.
กรอกข้อมูลรายละเอียดผู้ส่งแฟ็กซ์ลงไปเสร็จแล้วคลิกปุ่ม ถัดไป
11.
คลิก เสร็จสิ้น
เป็นการสิ้นสุดการสร้างใบปะหน้าแฟ็กซ์
12.
แสดงใบปะหน้าแฟ็กซ์ที่สร้างเสร็จเรียบร้อยแล้วสามารถปรับรูปแบบขนาดและคุณสมบัติอื่นๆของตัวอักษรได้ตามปกติ
การสร้างจกหมายและจ่าหน้าซองจดหมาย
กาสรพิมพ์ป้ายชื้อจดหมายจะต้องมีการกำหนดจ่าหน้าซองถึงผู้รับโดยมากจะระบุชื่อ-ที่อยู่ไว้บริเวณกึ่งกลางของซองและอาจจะระบุชื่อ-ที่อยู่ผู้ส่งไว้ทางมุมด้วนบนซ้ายของซองด้วยโยมีขั้นตอนการจัดทำดังนี้
1.
เลือกเมนูมุมมอง/เลือกบานหน้าต่างงาน/เลือก สร้างเอกสารใหม่
2.
คลิกเลือก บนคอมพิวเตอร์ของฉัน จากนั้นให้เลือก จกหมายและโทรสาร เลือก Envelope Wizard คลิกตกลง
3.
ที่หน้าต่างตัวช่วยสร้างซองจดหมาย เลือก
สร้างซองจกหมายซองเดียวคลิกตกลง
4.
พิมพ์ชื่อ
ที่อยู่ ผู้รับ
5.
พิมพ์ชื่อ
ที่อยู่ ผู้ส่ง
6.
คลิกปุ่ม ตัวเลือก
7.
เลือกเมนู ตัวเลือกการพิมพ์ เลือก วิธีการป้อนซองจดหมาย
8.
เลือกขนาดซองจกหมาย
9.
คลิกปุ่มเพื่อกำหนดรูปแบบอักษรชื่อ
ที่อยู่ ผู้รับ-ผู้ส่ง
10.
กำหนดรูปแบบอักษรดังนี้
10.1
ชื่อ
ที่อยู่ผู้รับแบบอักษร Angsana New 18 ตัวหนา
10.2
ชื่อ
ที่อยู่ผู้ส่งแบบอักษร Angsana New 12 ตัวธรรมดาเสร็จแล้วคลิกตกลง
11.
จะได้ตัวอย่างขนาดซองจดหมายที่เลือกไว้แล้ว คลิก
ตกลง
12.
คลิกเลือก เพิ่มในเอกสาร
13.
ก็จะได้ซองจดหมายตามต้องการ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น