หน้าเว็บ

ค้นหาบล็อกนี้

กำลังโหลด...

วันพฤหัสบดีที่ 23 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2555

บทที่ ๕ การเขียนสูตรและการสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ


บทที่ 5

การเขียนสูตรและการสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ

ขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel 2003
                ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารอย่างหนึ่งที่ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ทั้งหลาย ดังนั้น การสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้จึงควรออกแบบให้มีมาตราฐาน  น่าเชื่อถือ มีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า และเงื่อนไขการจ่ายเงินอย่างถูกต้องชัดเจน
โดยใน   Excel  นอกจากสามารถสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ที่ได้มาตราฐานแบบมืออาชีพแล้วยังสามารถเขียนสูตรเพื่อให้ โปรแกรม คำนวณผลลัพธ์ออกมาอัตโนมัติได้ โดยมีขั้นตอนการออกแบบดังนี้
1.             คลิกเลือก Start > Program > Microsoft Excel




  

2.              พิมพ์คำว่า ใบแจ้งหนี้ในเซลล์ B2

3.              พิมพ์รายละเอียดส่วนบนที่สำคัญของแบบฟอร์มในแจ้งหนี้  ดังนี้
                3.1  ชื่อบริษัท หรือสำนักงาน ลงไปในเซลล์ F4
                3.2  พิมพ์หัวข้อ วันที่ลงไปในเซลล์ F6
                3.3  พิมพ์หัวข้อ เลขที่ใบแจ้งหนี้ลงไปในเซลล์ B7
                3.4  พิมพ์หัวข้อ จากเลขที่ใบสั่งซื้อลงไปในเซลล์ F7
                3.5  พิมพ์หัวข้อ ครบกำหนดชำระลงไปในเซลล์ B8
                3.6  พิมพ์หัวข้อ ชื่อลูกค้าลงไปในเซลล์ B10


            
4.             คลิกเลือกเซลล์ B2 ลากยาวไปจนถึง H2 จากนั้นเลือกเมนู รูปแบบ





5.             คลิกเมนู การจัดตำแหน่ง แล้วกำหนดค่าตามตัวอย่าง



  
                6.  คลิกเมนู แบบอักษร แล้วกำหนดค่าตามตัวอย่าง



6.             คลิกเมนู เส้นขอบ แล้วกำหนดค่าตามตัวอย่าง แล้วคลิก ตกลง





7.            


คลิกเมนู รูปแบบ > เลือกแถว > ความสูง... แล้วกำหนดค่าความสูงแถวเท่ากับ 30 แล้วคลิก ตกลง






9. คลิกเลือกเซลล์ B12 ถึง H12 พิมพ์รายละเอียด  ดังนี้
                                9.1  พิมพ์หัวข้อ ลำดับที่  ลงไปในเซลล์ B12
                                9.2  พิมพ์หัวข้อ รายการสินค้า  ลงไปในเซลล์ C12
                                9.3  พิมพ์หัวข้อ รหัส  ลงไปในเซลล์ D12
                                9.4  พิมพ์หัวข้อ ปริมาณ  ลงไปในเซลล์ E12
                                9.5  พิมพ์หัวข้อ ราคา@”  ลงไปในเซลล์ F12
                                9.6  พิมพ์หัวข้อ จำนวนเงิน  ลงไปในเซลล์ G12
                                9.7  พิมพ์หัวข้อ เงื่อนไข  ลงไปในเซลล์ H12

10. แล้วคลิกเลือกเซลล์ B12 ไปจนถึง H12 ลงมาถึง B24 ถึง H24 แล้วเลือกเมนูรูปแบบ > เซลล์




11. คลิกเมนู การจัดตำแหน่ง แล้วกำหนดค่าตามตัวอย่าง





12. คลิกเมนู เส้นขอบ แล้วกำหนดค่าตามตัวอย่าง


  

13. คลิกเซลล์ E25-E27 พิมพ์คำว่า รวม, บวก Vat 7% และรวมเป็นเงินทั้งสิ้น และกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษรตามตัวอย่าง




  
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้
 







การกำหนดค่าและการเขียนสูตรใบแจ้งหนี้ให้กับแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้
หลังจากสร้างแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้เสร็จเรียบร้อยแล้วต่อไปจะเป็นขั้นตอนการเขียนสูตรและกำหนดค่าใน ส่วนต่างๆ ของแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้   ของแบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ โดยมีขั้นตอน ดังนี้
1.              หลังจากให้เรากำหนดรูปแบบในส่วนของวันที่ ก่อนโดยให้คลิกที่เซลล์ H6 ที่อยู่ทางด้านขวาของวันที่ จากนั้นคลิก รูปแบบ > เซลล์ > ตัวเลข > เลือกวันที่ > เลือกชนิดวันที่ จากนั้นคลิกตกลง





2.             คลิกเซลล์ H7 เพื่อกำหนดรูปแบบเลขที่ใบสั่งซื้อ คลิกเลือกเมนูรูปแบบ > เซลล์ > เลือกตัวเลข > กำหนดตำแหน่งจุดทศนิยมเป็น 0






3.             คลิกเลือกเมนูรูปแบบ > เซลล์ > การป้องกัน และเครื่องหมาย . ในช่องล็อกออก และคลิกตกลง





4.             คลิกเลือกเมนูข้อมูล > เลือกการตรวจสอบความถูกต้อง……..




5.             ที่เซลล์ H7 และ C7 ( ภาพที่ 5 – 7 ) คลิกเลือกเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้อง เป็น จำนวนเต็ม และกำหนดค่า ดังนี้
5.1.  ที่ช่อง อนุญาตให้กำหนดเป็น จำนวนเต็ม
5.2.  ที่ช่อง ข้อมูล “  กำหนดเป็น อยู่ระหว่าง
5.3.  ที่ช่อง ค่าน้อยสุด กำหนดเป็น “ 001 “
5.4.  ที่ช่อง ค่ามากสุด กำหนดเป็น “ 9999 “
5.5.  เสร็จแล้วคลิก ตกลง












6.             ที่เซลล์ C8 คลิกเลือกเมนู รูปแบบ > เซลล์ > ตัวเลข > เลือกวันที่ > เลือกชนิดวันที่ จากนั้นคลิกตกลง ดังภาพที่ 8






7.             ที่เซลล์ C10 –G10 คลิกเลือกเมนู รูปแบบ > เซลล์  ดังภาพที่ 9


 



8.             กำหนดรายระเอียดการจัดตำแหน่งดังภาพที่ 10 แล้วคลิก ตกลง







9.             กำหนดรูปแบบในคอลัมน์ของรหัสสินค้าโดยคลิกเม้าส์ล็อกเซลล์ที่ D13 ถึง  D24 จากนั้นคลิกเลือกเมนู  ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้อง แล้วกำหนดค่าดังนั้นดังภาพ ที่ 11
9.1.  ที่ช่อง อนุญาตให้ “  กำหนดเป็น จำนวนเต็ม
9.2.  ที่ช่อง ข้อมูล กำหนดเป็น อยู่ระหว่าง
9.3.  ที่ช่อง ค่าน้อยสุด  กำหนดเป็น   “1”
9.4.  ที่ช่อง ค่ามากสุด กำหนดเป็น “ 9999”
9.5.  เสร็จแล้วคลิก ตกลง
10.      กำหนดรูปแบบในคอลัมน์ของราคาและจำนวนเงินโดยคลิกเม้าส์เลือกเซลล์ที่ F 13 ถึง G24 จากนั้นคลิกเลือกเมนู รูปแบบ > เซลล์ > เลือกตัวเลข>แล้วกำหนดค่าดังภาพที่ 12





11.      จะปรากฎหน้าต่าง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เลือกเซลล์ H21 – H23 คลิกปุ่ม 
12.      กลับมาหน้าต่าง  การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล แล้วคลิก ตกลง





13.      ที่หน้าต่าง แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ ตรง  จ่ายชำระโดย จะปรากฎเมนูรายการให้เลือก
14.       เลือกเซลล์ G13  พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วคลิกเม้าส์ เลือกเซลล์ E13 และ  F13  พิมพ์สูตรคำนวณ ดังนี้ “ G13*F13 “ เสร็จแล้ว กด Enter
15.      ทำการคัดเลือกสูตรจากเซลล์ G13 –G24 สร้างสูตรคำนวณยอดรวมที่เซลล์ G25 เสร็จแล้วเมนู แทรก >ฟังก์ชั่น
16.      กำหนด ฟังก์ชั่น เป็น “ Sum “ คลิกตกลง







17.      จะได้สูตร ดังภาพที่ 20  ตกลง

18.      ที่เซลล์ G26 กำหนดสูตรคำนวณเป็น “ G26 = G25 *7% เสร็จแล้วกด Enter และเซลล์ G27 กำหนดสูตร เป็น “ G27 = G25+G26 “ เสร็จแล้วกด Enter

19.      จะได้ใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์เรียบร้อยใช้งานได้จริง


ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น